Wann Excel in der Fertigung reicht – und ab wann spezialisierte Software unverzichtbar wird
Elisa Industriq beschreibt, wie lange der Einsatz klassischer Tabellenkalkulation völlig ausreicht und ab wann ein Wechsel auf eine vollwertige Fertigungssoftware ansteht.
Excel hat sich als vielseitige und leicht zugängliche Lösung für die Datenauswertung in zahlreichen Unternehmensbereichen etabliert. Seit langem ist die Software für Tabellenkalkulation auch fester Bestandteil vieler Abläufe in der Produktion. Und oft ist dies völlig ausreichend. Woran Unternehmen erkennen, ob das für sie zutrifft und wann die Tabellenkalkulation ihre Grenzen erreicht hat, beantwortet Elisa Industriq.
Microsoft Excel ist in vielen Fertigungsunternehmen nach wie vor das am meisten eingesetzte Tool, wenn es um Auswertungen geht. So nutzen fast 95 Prozent der Unternehmen die Tabellenkalkulationssoftware. Zudem ergab eine Untersuchung der Unternehmensberatung Grant Thornton: Knapp 70 Prozent greifen für ihr internes Reporting sogar überwiegend auf Excel zurück. Und damit landen immer mehr Unternehmensdaten in immer mehr Excel-Dateien. Allein in der Fertigung speichern die Betriebe nahezu 2 Petabyte neue Daten pro Jahr, so eine Studie von Tulip von 2021.
Die seit Jahrzehnten bewährte und stetig gewachsene Excel-Datei ist vielerorts das gewohnte und bevorzugte Instrument. Schliesslich ist das Programm meist bereits installiert und die vertraute Benutzeroberfläche reduziert Schulungsaufwand.
Braucht es da überhaupt spezialisierte Software zur Fertigungsanalyse? Und wie erkennen Unternehmen, ob das Auswerten via Excel für sie noch zeitgemäss ist oder eben nicht mehr ausreicht? Elisa Industriq, Anbieter von Software für operationale Intelligenz in der Fertigung, hat dafür vier Merkmale identifiziert.
1. Komplexität: Aufgaben und Anforderungen werden vielschichtiger
Die Fertigung umfasst zahlreiche Aktivitäten – vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Distribution. Erzeugt ein Unternehmen lediglich ein Produkt und bedient einen einzigen Markt, lassen sich Aufgaben mit Excel durchaus gut steuern. Bei mehreren Produkten oder Märkten hingegen tauchen immer spezifischere Fragen auf, die sich in klassischen Tabellen nur schwer abbilden lassen. So benötigt der Einkauf beispielsweise Übersichten für Lieferantenbewertung und Vertragsmanagement, während in der Produktion Werkzeuge für Workflow-Automatisierung und Ressourcenplanung gefragt sind. Excel ist damit schnell überfordert. Spezialisierte Fertigungssoftware bietet dagegen passgenaue Funktionen für unterschiedliche Bereiche und sorgt so für durchgängige, effiziente Abläufe.
2. Skalierung: Wenn Unternehmen und Datenmengen wachsen
Unternehmen, die wachsen, vielleicht auch internationaler agieren und dann noch mehr Personal beschäftigen, steigern automatisch ihre Anforderungen an Analysen und an ihr Ad-hoc-Reporting. Gleichzeitig vergrössern sich die Datenmengen. Die Zahl der Datenformate nimmt ebenfalls zu, genauso wie die Frequenz der Auswertungen. Hier stösst Excel an Grenzen: Die Tabellenkalkulationssoftware ist für umfangreiche Analysen nicht ausgelegt. Und das – oft manuelle – Formatieren, Einpflegen und Filtern der Daten gestaltet sich aufwendig und fehleranfällig. Kurz gesagt: Mit zunehmender Komplexität wird es Zeit für eine spezialisierte Lösung, die die gewünschten Auswertungen auf Knopfdruck liefert.
3. Echtzeitanalysen: Der Faktor Zeit zählt
Der Aufwand für das Einpflegen grosser Datenmengen ist noch aus einer anderen Perspektive kritisch zu sehen: Es dauert schlicht länger, bis eine Analyse fertig ist. Ein zeitlicher Abstand von zwei oder drei Tagen zwischen Erhebung der Daten und fertiger Auswertung ist in den meisten Fällen noch kein Problem. Der Report bleibt aussagekräftig. Sind die Informationen jedoch zum Beispiel mehrere Wochen alt, verliert die Auswertung an Aktualität und damit an Relevanz. Das gilt insbesondere überall dort, wo sich äussere Umstände rasch ändern, etwa wenn die Nachfrage kurzfristig deutlich schwankt oder sich Lieferungen verzögern. In diesen Fällen braucht es Echtzeitanalysen. Diese berücksichtigen idealerweise neben eigenen auch externe Daten, um möglichst aktuell viele relevante Faktoren einzubeziehen.
4. Verlässlichkeit: Konsistenz für alle Stakeholder
Alle Excel-Analysen haben eines gemeinsam: Sie nutzen Daten, die jemand zur Auswertung in das Tool überträgt. Für zwei verschiedene Reports werden dadurch dieselben Daten häufig zu unterschiedlichen Zeitpunkten erhoben – was zu völlig verschiedenen Ergebnissen führen kann. So nutzen Einkauf und Bestandsverwaltung Informationen zu Bauteilen im Lager. Je nachdem, wann diese Angaben erhoben wurden, unterscheiden sich möglicherweise die Zahlen und damit die Ergebnisse deutlich. Welche Aussage stimmt? Spezialisierte Software-Lösungen für die Fertigung sorgen hier für mehr Verlässlichkeit und Konsistenz. Als zentrale Quelle bilden sie eine Single Source of Truth für alle Stakeholder. Das verbessert die Entscheidungsqualität und reduziert Fehler.
„Klassische Tabellenkalkulation begegnet uns jeden Tag in den Unternehmen, mit denen wir sprechen. Das ist absolut nachvollziehbar und hat oft gute Gründe. Allein schon deswegen, weil Microsoft Excel vertraut ist und sich so leicht damit arbeiten lässt“, sagt Michael Fatum, Managing Director bei Elisa Industriq Deutschland. „Selbst mit einer dedizierten Fertigungssoftware gibt es meist ein Nebeneinander. Ab einer gewissen Grösse und Komplexität der Auswertungen verschenken Fertigungsunternehmen jedoch viel Potenzial, wenn sie bei ihren Auswertungen weiter überwiegend auf Excel setzen. Und der Einsatz von KI, wie in unserem Entscheidungsassistenten LUMI VM, verbessert die Transparenz nochmals erheblich, was den Nutzen einer spezialisierten Software zusätzlich steigert.“
Quelle: Elisa Industriq
Bildquellen: Bild 1: => Symbolbild © Gorodenkoff/shutterstock.com; Bild 2: => Elisa Industriq
